A gestão orçamentária é uma questão imprescindível para as empresas, já que diz respeito ao sucesso financeiro do negócio. Com o intuito de apoiar as organizações para alcançarem os resultados esperados, deve-se acompanhar as movimentações econômicas e seus impactos para, então, tomar as decisões necessárias.
Atualmente, a tecnologia tem evoluído e proporcionado novas possibilidades de ferramentas para serem utilizadas pelos gestores. Com recursos de análises de grande volume de dados e integração com diferentes sistemas, é importante que as empresas conheçam essas soluções para poderem aplicar e utilizá-las em benefício próprio.
Neste conteúdo, exploramos diferentes soluções de gestão empresarial como: ERP, BI e software de gestão orçamentária. Apresentamos também os benefícios de cada um e como fazer a escolha ideal para o seu negócio.
O que é um software de gestão orçamentária?
Software de gestão orçamentária é uma ferramenta desenvolvida para centralizar informações financeiras da empresa. Assim, torna-se um elemento importante para apoiar os processos internos, ajudando a organizar o planejamento orçamentário de maneira mais eficiente e estratégica.
Algumas vantagens de utilizar um software consistem em:
- Maior controle financeiro: a ferramenta permite identificar rapidamente gargalos nas operações e oportunidades de otimizar recursos;
- Apoio no processo de tomada de decisões: com dados financeiros atuais, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas;
- Aumento da eficiência operacional: com o software, atividades e processos burocráticos podem ser automatizados e tornar a rotina de trabalho mais ágil;
- Segurança nos dados: as tecnologias atuais já contam com medidas de segurança para proteger dados e informações sensíveis, prevenindo perdas e fraudes;
- Rapidez na geração de relatórios: a agilidade para gerar relatórios gerenciais é um ganho de tempo significativo e permite que os gestores foquem nas análises.
O que é BI?
A partir da combinação de diversas tecnologias, aplicações e práticas para coletar, o Business Intelligence visa coletar, integrar, analisar e apresentar informações de diferentes fontes.
Desde sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM), até planilhas eletrônicas, é possível integrar diferentes sistemas para transformá-los em estratégias.
Adotar o BI pode trazer diversos benefícios para a organização, como:
- Análise de dados em tempo real: os recursos permitem acompanhar as movimentações e impactos financeiros atualizados, contribuindo com decisões mais assertivas;
- Otimização de custos: a análise de dados permite identificar formas de diminuir gastos e aumentar a rentabilidade do negócio;
- Identificar tendências: o acompanhamento possibilita identificar tendências e insights importantes, que podem trazer um diferencial competitivo para a organização;
- Melhoria da gestão de riscos: o BI ajuda a identificar riscos e situações que podem gerar prejuízo para a empresa, trazendo medidas para evitar ou minimizá-los;
- Visibilidade de resultados: a partir da análise de informações, os gestores têm uma visão mais clara da performance do negócio por meio de apresentações de resultados, que ajudam a identificar os pontos fortes e fracos no processo.
O que é ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, um sistema cujo objetivo é integrar todos os processos de uma organização, em um só lugar. Proporciona mais eficiência à gestão e otimiza as informações do negócio, que podem ser financeiras, administrativas, etc. Adotar um sistema como este pode trazer diversas vantagens, como:
- Visão global da empresa: ao integrar processos que vão desde a gestão financeira, até a gestão de estoques, os gestores têm uma visão mais ampla das ações do negócio e seus impactos;
- Controle orçamentário: ao acompanhar o desempenho do negócio com o sistema, é possível evitar que o orçamento tenha desvios de rota ou, caso necessário, gerar menos impactos;
- Acessibilidade remota: com a possibilidade de acessar remotamente, os gestores podem visualizar rapidamente dados atualizados em tempo real;
- Melhor uso dos recursos empresariais: o sistema permite acompanhar e fazer a gestão dos recursos da empresa de maneira eficiente, otimizando despesas e necessidades de investimento, por exemplo;
- Automação de processos: é fato que a automação melhora a eficiência operacional e, neste caso, o ERP será o instrumento capaz de tornar este objetivo possível e, ainda, reduzir erros.
Como escolher a melhor solução para sua empresa
Para optar por um sistema, deve-se considerar diversos fatores, já que essa é uma decisão que implica investimento em novas tecnologias. Para tanto, identifique aspectos organizacionais, como:
- Tamanho da empresa;
- Objetivos financeiros de curto a longo prazo;
- Segmento da empresa atuante.
Após compreender todas as informações organizacionais, é preciso saber que um software de gestão orçamentária, BI e ERP são elementos complementares. Juntos, podem trazer uma visão ainda mais ampla e completa sobre a gestão orçamentária da empresa.
Um software é indicado para centralizar a gestão financeira, enquanto o Business Intelligence apoia na análise de dados de maneira estratégica. Por sua vez, o ERP integra estes processos, ao mesmo tempo, em que oferece um gerenciamento ainda mais eficiente das contas. Justamente por serem complementares, pode-se e deve-se investir em ferramentas que unam e/ou disponibilize as funções.
Como utilizá-las na gestão orçamentária
A utilização de soluções como ERP, BI e software de gestão orçamentária no dia a dia de uma empresa garante que esta alcance os resultados esperados de maneira mais orientada.
É como monitorar as ações e atividades dos setores assertivamente, sempre com base em planejamentos e estratégias pré-estabelecidas. Cada ferramenta contribui distintamente para os números do negócio, por isso a importância de integrá-las em um sistema de qualidade.
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