Uma maneira muito eficiente de acompanhar os resultados da empresa é através de relatórios gerenciais, que apresentam os principais dados de forma objetiva e direta. Esse controle de resultados é fundamental para entender se o desempenho dos negócios.
É interessante olhar para boas práticas do mercado, em especial de empresas de sucesso, para conhecer a forma como elas acompanham seus resultados e quais relatórios são utilizados para apoiar sua gestão orçamentária.
Acompanhe nesse artigo a importância dos relatórios gerenciais na condução dos negócios e algumas dicas para aprimorar essa visualização na sua empresa.
O que é um relatório gerencial?
Relatório gerencial é um conjunto de informações resumidas, com a finalidade de comunicar um público específico sobre determinado assunto. Uma das suas principais características é ser objetivo, apresentando o que é necessário de forma condensada, sem deixar de lado o que é importante.
O excesso de informações pode tornar o documento complexo e de difícil entendimento, trazendo uma barreira a mais para a análise de dados e tomada de decisão.
Um relatório gerencial eficiente é aquele em que rapidamente se pode ver do que se trata e é possível tomar uma ação a partir das suas informações.
Por exemplo, uma instituição de ensino pode gerar um relatório sobre suas receitas, direcionado para a diretoria. Alguns pontos interessantes a colocar são: receitas de mensalidade, de serviços, de apresentação de palestras e de alimentação.
Para esse público específico, as informações mais importantes são os dados consolidados, sem maiores detalhamentos do que compõe cada número. Se o público for alterado, pode ser interessante acrescentar ou retirar alguma informação.
Assim, podemos resumir as principais características de um relatório como:
- É informativo
- Atende a um público específico
- É direto
Qual a importância dos relatórios gerenciais?
A partir das características citadas anteriormente, é possível gerar relatórios gerenciais muito relevantes para a empresa. Com os dados necessários, os gestores e demais partes interessadas poderão analisar as informações com mais clareza e agilidade. Além disso, os relatórios gerenciais trazem outros benefícios para a gestão.
Otimização de tempo
A rotina corporativa envolve diversos compromissos, reuniões e atividades. Para garantir mais eficiência no dia a dia, é muito importante otimizar o tempo dos colaboradores e gestores, automatizando processos e buscando soluções que ofereçam as respostas necessárias em menos tempo e com menos esforço.
Nesse sentido, um bom relatório gerencial consegue apresentar rapidamente as informações desejadas, de forma que seja possível identificar os principais pontos que necessitam de atenção em pouco tempo.
O relatório também ajuda no entendimento da situação da empresa ou de alguma área específica, facilitando o desenvolvimento de estratégias para cada caso e apoiando a tomada de decisão, como veremos agora.
Tomada de decisão
Muitas vezes, os gestores precisam tomar decisões rapidamente e precisam de dados e análises para embasar suas escolhas. Nesse processo, devem considerar os riscos envolvidos e ter confiança nas informações apresentadas, para evitar ações que prejudiquem a empresa no futuro.
Os relatórios gerenciais são excelentes para apoiar essas decisões, pois sintetizam os principais dados e permitem uma análise rápida e clara da situação da empresa.
Assim, os gestores podem ter mais confiança nas estratégias a serem adotadas, em especial se puderem aliar as informações recebidas com a criação de cenários econômicos.
Quantificação dos resultados
Os resultados da empresa são construídos dia após dia, com as atividades de todos os setores sendo realizadas no cotidiano. O relatório gerencial vem para apoiar a visualização da performance, mostrando os pontos mais importantes a analisar.
Isso facilita até mesmo a apresentação da empresa para acionistas, futuros investidores e o mercado, que também pode verificar a situação dos negócios.
Por outro lado, os relatórios gerenciais podem mostrar índices e resultados abaixo do esperado, permitindo que os gestores avaliem qual a melhor ação a ser tomada, para reverter a situação.
O que você deve atentar em um relatório gerencial?
Cada relatório gerencial apresenta determinadas informações, sendo gerado para responder à certas perguntas. Para isso, alguns pontos devem ser observados, aumentando a eficiência do documento:
- Qual será o público?
A depender do público que visualizará o relatório, sua estrutura e forma de apresentar poderão ser diferentes. É preciso sempre lembrar desse ponto, para garantir que a comunicação seja feita com mais assertividade. - Qual é o objetivo?
O propósito do relatório irá determinar a forma como ele será construído e o que será apresentado ali. Para cada caso, algumas informações podem ser mais relevantes do que outras, então tudo isso deve ser considerado. - Tem as informações necessárias?
Com o público e objetivo definidos, é hora de identificar se todas as informações estão disponíveis. Caso contrário, o relatório não atingirá sua finalidade e não esclarecerá os pontos a que se propõe. - Como será comunicado?
A forma como ele será apresentado também influencia a construção do relatório. É possível acrescentar campos de análise no documento, comparando os dados atuais com períodos passados e, na sequência, oferecer sugestões para reverter ou potencializar as informações expostas.
Junto a esses pontos que comentamos, é interessante avaliar pontos específicos da sua empresa, que podem impactar na construção do relatório, bem como na forma como o documento será elaborado, em termos de ferramentas e sistemas.
É possível montar um relatório eficiente em planilhas e documentos de texto, de forma manual, mas é um processo mais longo e que pode apresentar erros, além de demandar atualização constante.
Considerando a rotina das empresas, nem sempre isso é viável. Assim, vale a pena considerar investir em um software que automatize a gestão orçamentária, inclusive a geração de relatórios.
O AllStrategy Plano possui essa função, facilitando a criação de relatórios, além de permitir o salvamento de modelos do documento e sua atualização automática. Isso facilitará a visualização das informações desejadas, gerando otimização de tempo e redução de erros, pois todo o processo é automatizado.
Que informações devem ter destaque em um relatório gerencial?
Independente da área que o relatório gerencial abordará e de quais informações apresentará, alguns pontos são interessantes de serem acrescentados, para enriquecer a visualização dos dados e facilitar a análise dos gestores.
- Variações: ao considerar dois períodos distintos no relatório, é possível visualizar a variação entre os intervalos de tempo. Isso permite uma análise mais aprofundada para entender se houve crescimento ou retração em certos números e índices.
- Margem obtida: olhar apenas números brutos pode mascarar a real situação da empresa, pois alguns descontos e abatimentos podem reduzir o valor que, de fato, será utilizado pela companhia. Por exemplo, a receita pode aumentar 20% em um período, mas se as despesas crescerem 30% no mesmo intervalo de tempo, a empresa não terá resultados positivos.
- Definir tempo de comparação: cada dado analisado pode demandar um tempo de comparação diferente. É importante entender qual a melhor periodicidade para criar os relatórios mais eficientes e permitir análises mais aprofundadas e estratégicas.
Tenha uma gestão financeira mais estratégica
A criação e análise de relatórios gerenciais pode fazer toda a diferença na gestão empresarial, pois permite a rápida visualização dos principais dados da empresa. Com posse desses dados, os gestores podem tomar melhores decisões, pois terão informações confiáveis à sua disposição.
A partir disso, melhores estratégias podem ser desenvolvidas, apoiando o crescimento da empresa, além de recuperar índices e números em defasagem ou aproveitar oportunidades que sejam identificadas.
Empresas bem-sucedidas contam com bons relatórios gerenciais, para ter uma visão clara da sua situação. E para tornar o processo todo mais ágil e eficiente, é possível contar com um software de gestão orçamentária, que automatiza a área financeira e oferece melhores dados para os gestores.
