Em muitas empresas, o orçamento é desenvolvido pela diretoria ou fica restrito ao setor financeiro, que deve determinar as metas das demais áreas. Na maioria dos casos, os dados são deliberados a partir de uma projeção por histórico, aliando as expectativas da direção ao planejamento estratégico do ano, para atingir os objetivos almejados.
Nem sempre essa é a melhor alternativa, pois o processo pode ficar muito lento, tomando mais tempo do que o necessário da equipe, além de correr o risco de se utilizar um planejamento orçamentário defasado.
Isso porque, muitas vezes, as despesas não conseguem ser avaliadas com a devida atenção e gastos desnecessários podem passar despercebidos para o período seguinte. Outra consequência é que, em alguns casos, as reais necessidades de cada centro de custo e unidades de negócio não sejam notadas e contabilizadas no planejamento.
Uma solução a tudo isso é o orçamento colaborativo ou participativo, em que o desenvolvimento do planejamento financeiro é dividido entre os gestores dos setores e unidades. Assim, a equipe fica mais engajada em atingir os números propostos, destacando as despesas especificas de cada centro de custo, o que proporciona um budget mais ajustado.
Ao contar com os gestores para elaborar o orçamento, é possível também utilizar a Gestão Matricial de Despesas – também conhecida como Orçamento Matricial, Gerenciamento Matricial de Despesas ou simplesmente GMD.
Sobre este método específico e suas vantagens para a gestão vamos tratar neste artigo.
O que é GMD?
De modo simples, o GMD trabalha o orçamento através de uma matriz, que cruza os dados da empresa dividindo-os em pacotes e entidades.
Os pacotes são grupos de despesas e investimentos, como salários, aluguel, combustível, viagens, aquisição de bens etc.
Já as entidades são os centros de custo ou unidades do negócio, que utilizarão os recursos no cotidiano, como Administrativo, Diretoria, Marketing, entre outros.
Para desenvolver o planejamento orçamentário nesta metodologia, cada entidade e cada pacote necessita de um gestor, que será o responsável por determinar a verba necessária e acompanhar sua utilização posteriormente.
O processo ocorre em três etapas, sendo a primeira chamada de Proposto, em que cada gestor de entidade irá propor o orçamento que acredita ser adequado para os pacotes que necessita.
A fase seguinte é chamada de Negociação, em que o gestor de pacote irá aprovar ou negociar o valor apresentado. Com a visão do todo sobre aquela despesa na instituição, o gestor de pacote consegue visualizar com mais clareza os padrões de utilização entre as entidades, entendendo a melhor composição para o orçamento da empresa.
Por fim, quando se chegar a um consenso, o orçamento entra na fase de Aprovação, sendo finalizado pela equipe e será acompanhado ao longo do período.
A principal vantagem deste método é a diminuição do risco de que os responsáveis inflacionem seus centros de custo e despesas para atingirem as metas mais facilmente. Além disso, despesas, gastos e investimentos são estrategicamente avaliados, para encaixar dentro do orçamento proposto.
Acompanhando o orçamento
Como comentamos, após a aprovação do orçamento, o mesmo deve ser acompanhado, para verificar se o andamento está de acordo com o proposto.
Outro benefício do GMD está nesta etapa, pois se algum valor exceder ao que foi planejado (chamado de tendência), são criados planos de ação para a correção dos números, de modo que no final do período as metas sejam alcançadas sem estouros no orçamento.
Assim, os gestores estão sempre avaliando a performance dos negócios e quaisquer irregularidades logo são detectadas, facilitando seu ajuste, o que permite que o orçamento não seja desfalcado.
Como utilizar o orçamento matricial?
É possível implementar e utilizar o GMD em planilhas, mas o processo pode ficar moroso, além dos riscos que este meio traz (como dados digitados incorretamente, falhas no compartilhamento, informações e fórmulas modificadas por um dos vários usuários etc.).
Por isso, muitas empresas têm passado a utilizar um software de gestão orçamentária, que centraliza das informações necessárias, diminuindo a chance de erros e apresenta os dados com muito mais velocidade.
Junto a esse benefício, os softwares permitem o acompanhamento da performance em tempo real, pois se integra ao ERP da empresa, além da criação de planos de ação para correção de quaisquer indicadores e valores fora do esperado.
Pesquise a solução que mais atenda às necessidades da sua empresa, sempre focado nos benefícios apresentados e na segurança dos dados.
