Ter controle das finanças, nem sempre é uma tarefa fácil. É preciso ter organização, transparência e um bom gerenciamento das despesas. Se para ter o domínio financeiro muita gente recorre à planilhas e a aplicativos de controle de orçamento pessoal, nas empresas não é diferente. É preciso utilizar diversos recursos a fim de otimizar a gestão orçamentária da empresa e assim, garantir a saúde financeira da instituição como um todo.
Gestores financeiros e aqueles que participam ativamente da construção do orçamento anual da empresa, sabem como o forecast é importante para manter as finanças sob controle. É um recurso muito utilizado e que pode ser ainda melhor aproveitado se aliado a um conjunto de fatores que otimizam o gerenciamento empresarial. Entenda como realizar o forecast de uma maneira mais assertiva e manter o budget ajustado.
Orçamento colaborativo é um forte aliado
Cada vez mais as empresas estão preocupadas em se antecipar aos acontecimentos, investindo em recursos que possibilitem aos gestores planejar o orçamento anual, bimestral, trienal e assim por diante. Porém, não adianta determinar o orçamento sem olhar minunciosamente cada unidade de negócio e centro de custo.
O erro de muitas instituições é desenvolver o planejamento orçamentário pela diretoria, utilizando somente o histórico como base, sem ouvir os gestores de cada setor. O orçamento colaborativo tem proporcionado bons resultados para as empresas que o utilizam como base para desenvolver o planejamento financeiro, visto que os responsáveis pelos centros de custo conseguem determinar com mais propriedade as possíveis melhorias, investimentos e cortes, engajando a equipe para que todos trabalhem unidos para garantir um melhor resultado.
Atenção no planejamento orçamentário
Desenvolver um planejamento orçamentário completo é fundamental para controlar as finanças da empresa. Portanto, é preciso ter atenção total, até mesmo aos pequenos detalhes que podem passar despercebidos, comprometendo o orçamento inteiro. Ao realizar o levantamento de todas as despesas das instituições, alguns fatores importantes devem ser levados em conta. Se a empresa possui unidades de negócios em outros estados ou países, há variações na tributação, moeda, entre outros encargos que deverão ser calculados e projetados.
Além disso, é indispensável realizar um planejamento de RH, para projetar todas as despesas comuns ao setor. Como todos sabem, a folha de pagamento não consiste somente do valor salarial, mas também de uma série de fatores como dissídio, férias, adicionais, bonificações e outros, e se tudo não for devidamente projetado, causará impacto negativo no fluxo de caixa.
Quando utilizar o forecast
Depois que foi tudo devidamente projetado, é a hora de realizar a análise de performance para acompanhar os indicadores de desempenho e monitorar o planejado X realizado. Afinal, não adianta planejar tão criteriosamente e depois não fiscalizar com a mesma veemência.
Ao analisar o budget, como também é chamado o orçamento empresarial anual, é possível avaliar por meio dos meses realizados se tudo está evoluindo como o estabelecido no planejamento ou não. Se não estiver, é preciso realizar revisões, ou seja, o forecast aqui abordado. Tal recurso é de suma importância para que o gestor possa corrigir o orçamento, realizando alterações nos valores dos meses planejados para que no final das contas, tudo saia de acordo com o determinado a princípio.
Para que essa revisão seja realizada de maneira assertiva, é necessário que todas as despesas estejam criteriosamente discriminadas e projetadas, com as respectivas origens visíveis ao administrador, para que o forecast fique mais otimizado.
Investimentos em software de planejamento orçamentário
O número de empresas que estão investindo em aplicativos de gestão orçamentária está crescendo, e não é à toa. Tais softwares oferecem uma gama de funcionalidades para que as empresas tenham controle das suas finanças.
Além de realizar o forecast de uma maneira muito mais rápida e eficiente, é possível realizar auditoria nos valores e identificar, em poucos cliques, se alguma unidade ou centro de custo está extrapolando o orçamento. Há ferramentas que possibilitam a inclusão de comentários e justificativas nas células numéricas, o que auxilia aos administradores a entender as alterações ocorridas.
Ainda há a possibilidade de elaborar relatórios customizáveis e dashboards com gráficos à escolha do usuário, facilitando a visualização das informações e possibilitando uma tomada de decisão mais segura.
Hoje em dia, existem boas opções de softwares de gestão orçamentária, proporcionando realizar, não somente as ações citadas acima, como também análise de DRE, importação e exportação de dados e projeção de cenários. Além de muitas funcionalidades, tais ferramentas oferecem muito mais segurança ao gestor, já que os usuários têm acesso pré-definido pelo administrador e todo manuseio dentro do sistema fica registrado.
Há alguns aplicativos com armazenamento na nuvem, com backup de alta disponibilidade e fácil integração com os ERPs existentes. É muito mais mobilidade, transparência e segurança para a empresa. Vale a pena pesquisar e saber um pouco mais sobre as soluções oferecidas por tais softwares.
